¿Cuánto tiempo hay que guardar los papeles de impuestos?
Tres años es la regla general, pero hay casos de seis, de siete y de «para siempre». Una tabla simple para saber qué puedes tirar y qué no.
En resumen
- La regla general del IRS es guardar los registros 3 años.
- Si tienes empleados, los registros de nómina se guardan al menos 4 años.
- Los papeles de una propiedad se guardan mientras la tengas, y unos años más.
- Si nunca presentaste una declaración, no hay plazo: se guardan indefinidamente.
Por qué hay un plazo
El IRS tiene un tiempo limitado para revisar una declaración y reclamar más impuesto, y tú tienes un tiempo limitado para corregirla y pedir un reembolso. Ese plazo se llama período de prescripción. Mientras esté abierto, necesitas poder demostrar lo que declaraste.
Los plazos, según el caso
| Cuánto tiempo | En qué caso |
|---|---|
| 3 años | La regla general, si no aplica ninguno de los casos de abajo. |
| 3 años o 2 años | Si pides un crédito o reembolso después de presentar: 3 años desde que presentaste la declaración original o 2 años desde que pagaste el impuesto, lo que ocurra más tarde. |
| 4 años | Registros de impuestos de nómina, contados desde que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra más tarde. |
| 6 años | Si dejaste de declarar ingresos que debías declarar y ese monto supera el 25 % del ingreso bruto de tu declaración. |
| 7 años | Si reclamas una pérdida por valores sin valor o una deducción por deuda incobrable. |
| Indefinidamente | Si no presentaste declaración, o si la declaración fue fraudulenta. |
Lo que se guarda más tiempo
Propiedades y equipos
Los papeles de una casa, un vehículo del negocio o una máquina se guardan hasta que venza el plazo del año en que vendes o te deshaces del bien. Los necesitas para calcular la depreciación y, el día que vendas, la ganancia o la pérdida.
Lo que te piden otros
Antes de tirar algo que ya no necesitas para impuestos, piensa si lo va a pedir alguien más. El IRS mismo lo advierte: un banco, una aseguradora o un acreedor pueden exigir registros más antiguos.
Qué conviene guardar
- Las declaraciones presentadas y la confirmación de que el IRS las recibió.
- Formularios W-2, 1099 y cartas del IRS.
- Facturas, recibos y estados de cuenta que respaldan ingresos y deducciones.
- Registros de millas, si deduces el uso del vehículo.
- Documentos de formación de la empresa y su EIN.
- Si tu LLC es de dueño extranjero, los comprobantes de cada movimiento entre tú y la empresa.
En papel o digital
Una copia digital legible es tan válida como el papel. Escanear los recibos el mismo mes y guardarlos en carpetas por año evita el problema clásico: el recibo térmico que se borró justo cuando hacía falta.
Fuentes oficiales
- IRS — How long should I keep records?
- IRS — Recordkeeping
Esta guía es informativa y general. Las reglas fiscales cambian y cada caso tiene detalles propios: no la tomes como asesoramiento fiscal ni legal para tu situación. Antes de actuar, revisa las fuentes oficiales enlazadas o consúltanos.